در این پست قصد داریم تا به صورت کاملا تصویری و گام به گام به آموزش افزودن فایل در Powerpoint بپردازیم، پس با آتیوا در ادامه همراه باشید.
ایجاد فایل جدید
پس از ورود به نرم افزار پاورپوینت ، برای ایجاد یک فایل جدید به ترتیب زیر عمل میکنیم:
- از منوی File روی گزینه New کلیک کنید.
- شما در این قسمت دوحالت برای ساخت فایل ارائه جدید دارید. می‌توانید یکی از Themeهای دلخواه خود را انتخاب و سپس گزینه Create را کلیک کنید و یا در صورت عدم تمایل می‌توانید گزینه Blank Presentation را انتخاب کنید.
آسان‌ترین راه برای ایجاد یک فایل جدید در محیط PowerPoint انتخاب کلید ترکیبی Ctrl+N می‌باشد.
با استفاده از هر یک از دو روشی که بالا ذکر شد فایل ارائه مطلب شما ایجاد میشود و می‌توانید کار خود را شروع کنید.
ذخیره فایل پاورپینت
پس از طراحی پروژه جدید و درست کردن اسلاید ها اینک نیاز است که پروزه خود را در یکی از درایو های سیستم ذخیره کنید. برای ذخیره فایل پاورپینت، مراحل زیر را انجام دهید:
۱- در روش اول از منوی File روی گزینه‌ی Save کلیک کنید. (همچنین می‌توایند کلید ترکیبی Ctrl+S را کلیک کنید یا از قسمت نوار Quick Access آیکن Save را انتخاب کنید.)
نکته مهم: اگر برای اولین بار از این گزینه استفاده کنید، نرم افزار آدرس ذخیره کردن فایل را از شما خواهد پرسید. درایو مورد نظر خود را انتخاب کنید و با کلیک روی گزینه save فایل خود را ذخیره کنید. دفعات بعدی که قصد ذخیره کردن را داشته باشید دیگر مسیر پرسیده نخواهد شد و فایل در همان مسیر قبلی ذخیره می شود.
۲- روش دوم مخصوص زمانی است که بخواهید پروژه خود را در جای دیگری و با فرمت دیگری ذخیره کنید، روی گزینه save as کلیک کنید. در لیستی که جدید باز میشود، از قسمت Browse مسیر دلخواه خود را برای ذخیره فایل انتخاب کنید. در بخش File Name نام مورد نظر خود را وارد کنید و در ادامه از قسمت منوی کشویی Save As Type نوع فرمت فایل خود را انتخاب، سپس روی گزینه Save کلیک کنید.
فرمت‌های رایج نرم‌افزار PowerPoint
در این بخش فرمت های رایج نرم افزار را برای شم اعزیزان گرداوری کرده ایم. با توجه به کاربردی که هر یک از این فرمت ها دارند می توانید از آن ها استفاده کنید.
نکته: اگر هنگام ذخیره در منوی کشویی Save As Type پسوندها را مشاهده نمی‌کنید نیاز است از قسمت تنظیمات Folder Option ویندوز تیک گزینه Hide Extensions For Known File Types را بردارید.
- pptx: این پسوند رایج‌ترین فرمت و فرمت پیش‌فرض، برای ذخیره‌سازی نرم‌افزار PowerPoint است، که می‌توان فایل را با حجم کم ذخیره نمود.
- potx: اگر این پسوند را انتخاب کردید فایل به عنوان یک فایل الگو ذخیره میشود. و برای ایجاد پرونده‌ی جدید ارائه مطلب، می‌توان از این فایل استفاده کرد، تا ارائه‌ی جدید بر اساس قالب‌بندی و اطلاعات این فایل ایجاد شود.
- ppt: اگر می‌خواهید فایل را در نسخه های ۲۰۰۳ و قبل از آن باز و ویرایش کنید این پسوند مناسب است.
- Pot: برای ذخیره فایل به عنوان یک Template که برای نسخه های ۲۰۰۳ و ماقبل آن قابل اجرا می‌باشد.
- ppsx: برای ذخیره سند به صورت یک اسلاید شو استفاده میشود. زمانی از این پسوند استفاده کنید، که کار طراحی ارائه مطلب شما به اتمام رسیده است و می‌خواهید آن را به نمایش بگذارید. در این صورت بعد از کلیک بر روی فایل به طور مستقیم در فضای نمایش اجرا میشود ودیگر به نمای طراحی نمی‌رود.
- htm و یا html: با انتخاب این پسوندها، فایل شما به قالب HTML تبدیل می شود و با مرورگر وب قابل مشاهده است.
- pdf: این فرمت فایل را به صورت غیرقابل ویرایش در می‌آورد و قابل اجرا با PowerPoint نیست. از این فرمت زمانی استفاده میشود که فایل آماده اجرا باشد، این فرمت حجم فایل را فشرده‌تر می‌کند.
نکته: اگر بعد از ذخیره فایل، هر گونه ویرایشی را روی فایل انجام دادید، با انتخاب انواع شیوه‌های Save که در بالا توضیح دادیم، فایل با همان نام، پسوند و در همان مکان ذخیره میشود. ولی اگر بخواهید نام ، مکان ذخیره و یا پسوند فایل را تغییر دهید باید دستور Save As را از منوی File انتخاب کنید و سپس مراحل ذخیره را طبق توضیحات بالا ادامه دهید.
ذخیره‌سازی خودکار
شاید تا به حال بارها برایتان پیش آمده باشد که در موقع کار با برنامه با مشکلاتی(نظیر قطع برق، هنگ کردن نرم‌افزار و …) مواجه شدید تا باعث شود که کار شما ذخیره نشود و مجبور شدید دوباره همان کار را ایجاد کنید. برای رفع این مشکل می‌توان تنظیماتی انجام داد تا تغییرات فایل ارائه مطلب به صورت خودکار ذخیره شوند و دیگر نگران از بین رفتن اطلاعاتتان نباشید.
- از منوی File گزینه Options را انتخاب کنید.
- در کادر PowerPoint Options وارد بخش Save شوید.گزینه‌ی Save Auto Recover Information Every را انتخاب کنید، سپس در کادر جلوی آن عددی را برحسب دقیقه وارد کنید. عدد وارد شده تعیین کننده این است که هر چند وقت یکبار عمل ذخیره‌سازی به صورت خودکار انجام شود.
مراحل باز کردن فایل از طریق نرم‌افزار PowerPoint :
اگر فایل پاورپینتی را در گذشته انجام داده اید و بخواهید روی آن تغییراتی اعمال کنید، باید به ترتیب زیر عمل نمایید.
- از منوی File روی گزینه ی Open کلیک کنید.
- طبق تصویر بالا می‌توانید فایل مورد نظرتان را از قسمت Recent پیدا کرده و انتخاب کنید تا فایلتان باز شود و یا اینکه اگر فایل مورد نظر در قسمت Recent مشاهده نکردید می‌توانید گزینه‌ی Browse را انتخاب کنید تا کادر Open همانند تصویر زیر باز شود. در کادر Open فایل مورد نظر را انتخاب کرده و سپس گزینهOpen را از قسمت پایین کادر انتخاب کنید تا فایل ارائه باز شود.
آموزش افزودن فایل در Powerpoint به پایان رسید؛ در صورت نیاز به راهنمایی بیشتر می توانید به راهنمای مایکروسافت مراجعه کرده و در صورت بروز هرگونه مشکل در حین آموزش افزودن فایل در Powerpoint ، حتما با پشتیبان آنلاین آتیوا در میان بگذارید. ما برای کمک به شما اینجا هستیم.
